Nono episodio di SBS Stories, la rubrica nata dalle idee dei diplomati per raccontare le carriere di chi, dopo il Master SBS, lavora nello sport con ruoli di responsabilità.
Dietro le quinte dei grandi eventi: comunicazione, sport e project management
Intervista a Chiara Ferrante – Project Manager, SAY
Diplomato XIV edizione (2018-2019)
Chiara, hai lavorato in ruoli molto diversi: arbitraggio, business development, sponsorship, social media, comunicazione internazionale e project management. Qual è stato il passaggio decisivo che ti ha fatto capire quale direzione professionale volevi seguire?
Ogni ambito in cui ho lavorato nel corso degli anni, dagli esordi fino ad oggi, mi ha permesso di fare esperienza e di capire cosa mi piacesse davvero e cosa meno, aiutandomi ad acquisire una sensibilità diversa, utile ancora oggi nella gestione dei progetti che seguo.
È stato un passaggio abbastanza naturale: partendo da attività molto specifiche, ho acquisito col tempo gli strumenti per gestire un progetto nella sua complessità, fino a trovarmi affine al ruolo di project manager che ricopro oggi.
Essere stata giudice di linea in tornei ATP e WTA ti ha permesso di vivere lo sport professionistico da una prospettiva particolare. Che cosa hai imparato osservando da vicino atleti, organizzatori e dinamiche di gara?
Questa esperienza mi ha permesso innanzitutto di capire che il mondo dello sport mi appassionava davvero e che oltre alla passione volevo diventare una professionista del settore e dovevo acquisire le competenze necessarie per farlo.
Ho potuto osservare da vicino il “dietro le quinte” delle competizioni, un punto di vista che difficilmente si coglie guardando lo sport in televisione. Ho imparato a comprendere le esigenze specifiche degli atleti durante la gara ma soprattutto a leggere la complessità dell’evento nel suo insieme. Ad esempio, attorno a un torneo ruotano moltissimi stakeholder: atleti, giudici di gara, organizzatori, sponsor, broadcaster, stampa, ciascuno con esigenze e priorità differenti.
Ho capito che il successo di un evento sportivo dipende in gran parte dalla capacità di far lavorare questi attori in sinergia, significa saper mediare tra le esigenze tecniche del gioco, quelle commerciali, i vincoli organizzativi, le aspettative di chi lo vive da fuori.
Con SAY hai lavorato alla comunicazione degli eventi di qualificazione olimpica della boxe e dei Giochi di Tokyo 2020 e Parigi 2024. Che cosa significa concretamente gestire la comunicazione di una competizione di questa portata?
Significa prima di tutto conoscere lo sport e i regolamenti della disciplina ma anche le regole e le esigenze specifiche della stampa e dei media internazionali. Bisogna studiare bene il perimetro entro cui si lavora, prima ancora di agire.
Le attività si possono distinguere in due fasi principali. Prima dell’evento, il focus è soprattutto il coordinamento: allinearsi con il proprio team di lavoro sulla strategia da seguire, collaborare con il comitato organizzatore locale (LOC), i media manager, i photo manager, preparare tutto ciò che serve ad accogliere stampa e broadcaster, gestire le richieste di accredito dei media e mantenere con loro una relazione costante, rispondendo alle domande e fornendo in anticipo tutte le informazioni utili in vista dell’evento.
In questa fase rientra anche un lavoro più consulenziale, come supportare nella scrittura di comunicati stampa, curare la comunicazione verso gli stakeholder e offrire consulenza su tutte le dinamiche che riguardano la comunicazione dell’evento, in modo che tutto possa poi svolgersi nel modo più fluido possibile.
Durante l’evento, invece, entra nel vivo la parte più operativa: gestire le press operations, curare il flusso degli atleti verso la mixed zone per le interviste post-gara, presidiare la tribuna stampa ed essere costantemente a disposizione dei media per ogni esigenza, garantendo accesso a informazioni su competizioni e risultati, organizzando se necessario conferenze stampa. È anche il momento di raccontare in tempo reale lo svolgimento delle gare, sia per i media presenti sul posto sia per quelli che seguono l’evento a distanza.
Hai seguito eventi in città e contesti molto diversi, da Hangzhou a Santiago del Cile, da Bangkok a Parigi. Come cambia il lavoro di comunicazione quando ci si confronta con culture, mercati e sistemi mediatici differenti?
Lavorare in contesti internazionali richiede innanzitutto rispetto per il contesto in cui si entra. Bisogna osservare le dinamiche locali, ascoltare prima di imporre regole o procedure, comprendere le abitudini e il modo di rapportarsi tipico di ogni luogo, cercando di inserirsi in modo naturale nel lavoro quotidiano con il team.
Significa anche saper mediare tra le prassi internazionali e quelle del posto, aiutando i comitati organizzatori locali a orientarsi e a raggiungere il risultato atteso. L’ascolto e l’empatia restano gli strumenti principali per costruire una relazione solida, basata sulla sinergia e priva di attriti, con l’obiettivo comune del successo dell’evento.
Nel lavoro di account e project management è necessario trasformare gli obiettivi del cliente in strategie, contenuti e attività concrete. Come si costruisce un brief efficace, capace di allineare cliente, creativi e team operativo?
Un brief efficace deve essere sicuramente chiaro, non bisogna dare nulla per scontato. Anche ciò che sembra ovvio in base alla propria esperienza potrebbe non esserlo per chi legge, quindi la chiarezza viene prima di ogni altra cosa.
Nella fase iniziale è fondamentale confrontarsi con il cliente per definire con precisione richiesta e obiettivi, per poi costruire insieme al team la strategia più adatta a raggiungerli. Ci sono alcune informazioni base che non devono mai mancare in un brief: un background sul cliente, il tipo di business (B2B o B2C), i competitor, il target da raggiungere e le attività individuate per centrare gli obiettivi concordati insieme al cliente.
Questi obiettivi vanno poi tradotti in indicazioni chiare per tutto il team coinvolto, dalle figure più junior a quelle più senior, restando un punto di riferimento costante fin dall’inizio, in modo che ognuno lavori nella stessa direzione e il progetto proceda in maniera lineare e coerente.
Quanto è difficile trovare un equilibrio tra la qualità creativa di un progetto, il rispetto delle tempistiche e le aspettative del cliente?
Trovare l’equilibrio non è sempre semplice e molto può dipendere dal cliente stesso: quanto è esigente, quanto si riconosce nelle proposte, quanto sono rapidi i suoi tempi di risposta.
Questo può diventare critico quando le scadenze sono strette e un output creativo condiziona le attività successive.
È indispensabile saper trasmettere in modo efficace l’idea creativa, rispondere davvero alle esigenze del cliente e gestire il tutto senza perdere di vista tempi e aspettative. Un equilibrio continuo, non sempre facile da mantenere.
Oggi lavori come Project Manager in SAY, realtà nata dall’unione di competenze legate a strategia omnicanale, creatività e pubbliche relazioni. Che cosa richiede il coordinamento di progetti sempre più integrati e multidisciplinari?
Richiede tanto studio e un aggiornamento continuo sulle attività che vengono integrate nei progetti. La comunicazione e il marketing comprendono oggi moltissime sfaccettature e competenze diverse con team di lavoro sempre più strutturati e professionalità molto specifiche.
Per riuscire a seguire il progetto e coordinare tutte le figure coinvolte è indispensabile conoscere le dinamiche dietro ogni attività e le fasi del lavoro. Capirle in prima persona permette non solo di monitorarle correttamente all’interno del team ma anche di spiegarle e argomentarle con chiarezza al cliente. Per questo è fondamentale studiarle e rimanere costantemente aggiornati.
Nel passaggio da Junior Account Manager a Project Manager, come sono cambiate le tue responsabilità e il tuo modo di prendere decisioni?
Le mie responsabilità sono cambiate gradualmente, di pari passo con l’esperienza maturata. Da Junior Account Manager avevo sempre un Account Senior come punto di riferimento, con cui confrontarmi quotidianamente. Questo mi ha permesso di crescere e imparare, protetta da una rete di colleghi più esperti. In quella fase, le mie decisioni avevano un peso limitato, incidevano sul progetto ma restavano sempre supervisionate prima di arrivare al cliente.
Oggi come Project Manager questo equilibrio è cambiato. Le decisioni sono diventate più autonome, richiedono una ponderazione maggiore perché spesso il loro impatto si riflette direttamente sul progetto e soprattutto sulla relazione con il cliente.
Come Project Manager, infatti, si è in prima linea sia con il team che con il cliente, il quale deve potersi fidare di te come punto di riferimento quotidiano, deve avere fiducia nel lavoro svolto e sapere di poter contare su una persona capace di ascoltare ma anche di consigliare.
Quali sono le competenze tecniche che oggi non possono mancare a chi vuole lavorare nella comunicazione e nel marketing sportivo?
Oggi è sicuramente cruciale rimanere aggiornati su trend, nuove tecnologie e dinamiche del settore, che soprattutto nel digitale cambiano a una velocità impressionante.
Naturalmente anche saper utilizzare l’intelligenza artificiale, ormai parte integrante del lavoro quotidiano, capire come può migliorare i processi e la qualità degli output che si realizzano, mantenendo sempre una supervisione critica su ciò che produce.
È importante anche comprendere bene le logiche dei social media, che ricoprono oggi un ruolo sempre più centrale nella comunicazione. In questo ambito, avere una vena creativa e saper creare contenuti è sempre più richiesto: produrre video, saperli editare, curare grafiche e sviluppare strategie capaci di generare un contenuto davvero di valore e in grado di coinvolgere l’audience.
Infine, non va mai sottovalutata la conoscenza della lingua inglese, saperla parlare e utilizzare correntemente è ormai un requisito, non solo un plus, perché permette di aprirsi a contesti internazionali e non solo al mercato italiano.
E quali soft skill si sono rivelate più importanti nei momenti di maggiore pressione o complessità?
Tra le più importanti la flessibilità, indispensabile per adattarsi rapidamente a imprevisti e cambi di programma. La capacità di ascolto, utile per comprendere davvero le esigenze di clienti e team prima di agire. Altrettanto fondamentale è la proattività, nei momenti complessi non basta reagire, bisogna saper anticipare i problemi.
Il lavoro di squadra resta poi un elemento chiave, non bisogna mai pensare di dover affrontare tutto da soli ma saper contare sul team e viceversa. Infine, l’affidabilità e il senso di responsabilità: dimostrare di poter essere un punto di riferimento su cui gli altri possono fare affidamento.
Quale consiglio daresti a una studentessa o a uno studente che sogna di lavorare nella comunicazione di un grande evento internazionale ma non sa da dove iniziare?
Il primo passo è capire cosa c’è davvero dietro un evento sportivo, da spettatori spesso si vede solo la superficie ma ogni evento coinvolge un insieme ampio di attori e stakeholder. Studiare chi sono, come lavorano e come interagiscono tra loro aiuta a farsi un’idea concreta dello scenario, tenendo conto che ogni sport ha le proprie peculiarità, pur mantenendo alcune dinamiche comuni.
Un secondo aspetto da non sottovalutare è la lingua inglese. Lavorare in eventi internazionali significa confrontarsi quotidianamente con team di professionisti di nazionalità diverse, quindi avere un buon livello di inglese è un requisito imprescindibile per comunicare.
Per chi non sa da dove iniziare, il consiglio più concreto è provare a fare il volontario. I grandi eventi internazionali aprono spesso application accessibili a tutti, con la possibilità di essere inseriti in diverse aree organizzative dell’evento.
Basti pensare che per le Olimpiadi di Milano Cortina sono stati coinvolti oltre diciottomila volontari. È un modo diretto per entrare nel dietro le quinte, capire cosa ruota attorno all’organizzazione di un evento e scoprire se questo mondo appassiona davvero, un’esperienza che, tra l’altro, arricchisce anche il curriculum ed è un ottimo primo passo per entrare nel settore.
Se dovessi raccontare i Giochi Olimpici attraverso un solo suono, un’immagine e un’emozione, quali sceglieresti?
È una domanda difficile: tra i due Giochi Olimpici vissuti, di emozioni e ricordi belli ce ne sono stati davvero tanti. Se devo sceglierne uno però, penso subito a Tokyo 2020, alla mia prima medal ceremony in assoluto. Lavorando nel pugilato avevo seguito tutto il torneo olimpico di Irma Testa, fino alla vittoria della medaglia di bronzo, e vederla salire sul podio proprio davanti a me, con l’inno italiano che suonava dal vivo, è stato un momento di orgoglio enorme. Una cosa che non dimenticherò mai.
Qual è il momento in cui, durante un grande evento, hai pensato: “Sono davvero nel cuore dello sport mondiale”?
Probabilmente alle Olimpiadi di Parigi 2024. A differenza di Tokyo 2020, dove per via della pandemia da Covid-19 non era ammesso il pubblico e ad assistere agli eventi era solo il personale accreditato, Parigi è stata un’edizione decisamente più viva.
La fase finale del torneo di pugilato, sport in cui lavoravo anche in quell’occasione, si è tenuta allo stadio centrale Philippe Chatrier del Roland Garros, trasformato per l’occasione da campo da tennis ad arena di pugilato.
Vivere quell’esperienza dalla tribuna stampa, insieme alle testate giornalistiche più importanti del mondo, con lo stadio esaurito e i migliori pugili al mondo che si sfidavano in un contesto tanto unico, è un ricordo indelebile. È lì che ho sentito davvero di essere sul palcoscenico più importante, nel cuore dello sport mondiale, durante un’Olimpiade.
Conclusione
Con la storia di Chiara Ferrante prosegue il viaggio di SBS Stories: un percorso fatto di passione, crescita e ambizione, attraverso le voci dei diplomati del Master SBS che ogni giorno contribuiscono al mondo dello sport business.
👉 Il prossimo appuntamento sarà a Ottobre 2026, con un nuovo diplomato e una nuova storia da raccontare.
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